Acudamos a la norma para empezar, por comprender lo que en ella se quiso decir no sólo en una interpretación literal o exegética, también en una interpretación finalista o teleología para esentrañar su sentido.
ART. 771-5. —Adicionado. L. 1430/2010, art. 26. Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.
Lo dispuesto en el presente artículo no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni la utilización de los demás modos de extinción de las obligaciones distintos al pago, previstos en el artículo 1625 del Código Civil y demás normas concordantes.
Así mismo, lo dispuesto en el presente artículo solo tiene efectos fiscales y se entiende sin perjuicio de la validez del efectivo como medio de pago legítimo y con poder liberatorio ilimitado, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 31 de 1992.
EN UN RESUMEN RAPIDO
Como se puede observar el control de los medios de pago proviene del Art. 26 de la Ley 1430 de 2010, insertó en el Art. 771-5 del Estatuto Tributario, y establece las condiciones y límites para que los erogaciones en efectivo que tengan que ver con costos, deducciones, impuestos descontables y pasivos puedan ser admitidas en la parte tributaria como tales.
En ese orden de ideas, para efectos del reconocimiento fiscal de costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que realicen los contribuyentes deben hacerse a través de depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques a primer beneficiario, tarjetas débito o crédito, etc. Este procedimiento no impide otros medios de pago y sólo tiene efectos fiscales.
Ahora, si se hacen pagos en efectivo, el procedimiento para el cálculo de la parte deducible de estos pagos en efectivo, está dado por años, entre el 2014 y el 2016, y el 2017 y siguientes. Tiene tres límites, dos porcentuales y el tercero basado en UVT (100.000 UVT).
Para comprender el sentido hay que tener en cuenta que la norma textualmente establece los límites de la siguiente manera:
“PAR. —Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:
— En el primer año, el menor entre el ochenta y cinco por ciento (85%) de lo pagado o cien mil (100.000) UVT, o el cincuenta por ciento (50%) de los costos y deducciones totales.
— En el segundo año, el menor entre el setenta por ciento (70%) de lo pagado u ochenta mil (80.000) UVT, o el cuarenta y cinco por ciento (45%) de los costos y deducciones totales.
— En el tercer año, el menor entre el cincuenta y cinco por ciento (55%) de lo pagado o sesenta mil (60.000) UVT, o el cuarenta por ciento (40%) de los costos y deducciones totales.
— A partir del cuarto año, el menor entre cuarenta por ciento (40%) de lo pagado o cuarenta mil (40.000) UVT, o el treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.
Esta gradualidad prevista en el presente artículo empieza su aplicación a partir del año gravable 2014”
Lo importante es tratar de entender lo que quiso decir la norma, y para ello, cuando sea posible, hay que acudir a las fuentes más reconocidas en esta materia, como se hará en este caso acudiendo a la sentencia de la Corte Constitucional que declaró exequible la norma de la que se está hablando.
En la Sentencia C-249/13 de la Corte Constitucional con MP María Victoria Calle Correa, al declarar
exequible el Art. 26 de la Ley 1430 de 2010 que dio vida al Art. 771-5 del Estatuto Tributario.
Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables- en el numeral 5, consideraciones y fundamentos se expresa:
“5. Como se puede apreciar, el Parágrafo dice afirmativamente que podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, “los pagos en efectivo”. Sin embargo, luego especifica que sólo lo obtendrán aquellos pagos “que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así”, y a continuación establece unos parámetros diferenciados por el año de aplicación. Establece que “en el primer año” el reconocimiento fiscal se le dará al pago en efectivo hecho hasta el menor valor entre tres opciones: el 85% de lo pagado, 100.000 UVT o el 50% de los costos y deducciones totales. En “el segundo año”, el reconocimiento tributario se le dará al que sea menor entre el 70% de lo pagado, 80.000 UVT o el 45% de los costos y deducciones totales. En “el tercer año”, el reconocimiento será para el menor entre el 55% de lo pagado, 60.000 UVT o el 40% de los costos y deducciones totales. Y “*a+ partir del cuarto año” será reconocido fiscalmente el pago menor entre el 40% de lo pagado, 40.000 UVT o el 35% de los costos y deducciones totales.” (Subrayado nuestro).
Al leer la interpretación de la Honorable Corte Constitucional no queda otro camino que entender tres cosas. La primera, que es el menor entre los tres parámetros y no el menor entre el primero y el segundo y éste se compara con el tercero; segundo, que calculado el menor de los tres, ese sería el máximo pago en efectivo que se reconocería fiscalmente; y tercero que si el gasto en efectivo supera el menor de los tres parámetros anteriores, el exceso es un gasto no deducible.
LOS LIMITES
Una forma de esquematizar lo que establece el parágrafo 1º del Art. 771-5 del Estatuto Tributario
es la siguiente manera:
Como se puede observar es calcular los tres límites dependiendo del año, del valor de la UVT, del valor pagado total y del total de los costos y deducciones y el menor de los tres, es el máximo costo o gasto pagado en efectivo que tiene la calidad de deducible, el excedente de este valor no es deducible.
Para entender el alcance se harán tres ilustraciones:
ILUSTRACION I
Suponga que se tienen
Pagos $ 600’000
Costos y gastos deducibles $ 400’000.
Lo que se hace con los límites es calcular el máximo pago en efectivo que es deducible en lo fiscal.
Lo que indica el cuadro anterior es que si el contribuyente tiene unos gastos o costos en efectivo
que sean inferiores a $ 200’000 la totalidad de ellos es deducible. Pero si los gastos en efectivo son
por ejemplo 240’000, $200’000 son deducibles y $ 40’000 son no deducibles.
ILUSTRACION II
Suponga que una empresa presenta los siguientes datos:
1. Pagos realizados totales $ 900’000
2. Costos y gastos que serán deducciones $ 500’000
3. Costos y gastos en efectivo $ 300’000
La lectura de este cuadro es sencilla: El menor de los tres límites es $ 250’000, esto quiere decir
que ese es el máximo gasto o costo en efectivo que es deducible, por lo tanto si los gastos en
efectivo fueron $ 300’000, el exceso sobre el límite inferior ($ 250’000) que son $ 50’000 son no
deducibles.
ILUSTRACION III
Suponga que una empresa presenta los siguientes datos:
1. Pagos realizados totales $ 10.400’000
2. Costos y gasto que serán deducciones $ 6.000’000
3. Costos y gastos en efectivo $ 2.850’000
Como en el caso anterior la lectura del cuadro es sencillo, simplemente el gasto no deducible es de
$ 101’500.
COMENTARIOS GENERALES
Lo primero, es decir que lo dispuesto en la norma sólo tiene efectos fiscales y que ha de entenderse que es sin perjuicio de la validez de otros medios de pago.
Cuando se hace mención en el primer año al 85% de lo pagado debe entenderse que son todos los pagos realizados durante el año, sean en efectivo por bancos o en especie, sin interesar que estos se conviertan en costos o gastos, en forma inmediata o a posteriori, como es el caso de los activos fijos o los inventarios, cuyo costo, en el primer caso, es vía depreciación, o cuando se vende el activo, en el caso de los inventarios.
Entonces es consecuente decir que la no deducibilidad de un costo o gasto no se presenta en forma directa, por el hecho de haber sido pagado en efectivo, la no deducibilidad proviene de los límites que establece la norma, estos límites conducen a un máximo costo o gasto en efectivo que es deducible en el impuesto de renta.
En este orden de ideas, la medida no tiene como finalidad castigar a quien utiliza con regularidad el sector bancario para hacer sus transacciones, porque los límites tienen una importante tolerancia de pagos en efectivo, toda vez que se centran en el menor entre el total de los pagos, el total de costos y deducciones y en 100.000 UVT.
Supóngase que una empresa en el 2014 sólo hace un pago en efectivo que a su vez es el único costo o gasto que tiene y asciende a $ 100 millones de pesos. Los límites en este caso es el menor entre $85’000 (100’ x 85%), 50’000 (100’ x 50%) y 2.748’500 (100.000 UVT).
La respuesta es que el menor es $ 50’000. Esto quiere decir que hasta ese valor ($ 50’000) pueden hacerse pagos en efectivo, sin que se genere costos o gastos no deducibles.
LAS FACILIDADES PRESENTADAS
1. La norma para una empresa totalmente en marcha y que utilice con regularidad y para casi la totalidad de sus operaciones el sector financiero, no genera dificultad alguna porque le está dando un margen de maniobra para sus pagos en efectivo, el cual se calcula por el menor entre los tres límites que propone la norma, de acuerdo al año en que se esté procediendo.
2. Siguiendo el orden del punto anterior, los pagos por caja menor no enfrentan ninguna dificultad, porque al calcular los límites, con toda seguridad, el límite inferior va a superar los pagos por caja menor, y si no es así, es un caso excepcional y no la generalidad.
RECOMENDACIONES INMEDIATAS
Aunque no han salido los acostumbrados decretos reglamentarios, es pertinente que se haga los
ajustes a manejos en el flujo de efectivo.
1. Se recomienda implementar la transferencia bancaria así:
Los salarios a empleados.
Pago de arrendamiento.
Servicio público de energía.
Servicio público de agua
Servicio público de teléfono, internet y televisión.
Pago de asesorías, Contador, Revisor Fiscal, Abogados.
2. Creación de un fondo de caja menor, esta se debe crear con un reglamento de caja menor y se puede hacer la transferencia bancaria al empleado encargado, en este punto se debe ser muy cuidadoso de la imputación del tercero al momento de hacer el reembolso de caja menor, para efectos de reporte de información exógena, de manera tal que se pueda determinar de manera ágil que son pagos laborales y que son pagos por reembolso de caja menor.
3. Efectuar el cálculo mensual de la parte no deducible para efectos de ir planeado, de alguna manera el impacto que va tener esta norma en el pago del impuesto anual, ya al día de hoy puede efectuar el cálculo por el mes de febrero para efectuar una mejor comprensión del alcance de la norma, que como ya lo hemos visto. En muchos casos la incidencia va a ser CERO (0), pero si no le presta atención desde este primer mes, se puede encontrar con una sorpresa en diciembre del 2014 encontrar con una sorpresa en diciembre del 2014.
4. En nuestro gremio de Almacenes de Compra venta con pacto de retroventa, no es ningún secreto que se cuentan con un porcentaje de clientes fieles, con los cuales se puede hacer una campaña de sensibilización en la cual podamos realizar las transacciones por transferencia bancaria, directamente a la cuenta del cliente, esta campaña debe considerar que en el abanico de cuentas ofrecidas por las entidades bancarias, están atractivos como:
1. Podrá entregarse directamente a los herederos, sin necesidad de juicio de sucesión, hasta cuarenta y cuatro millones sesenta y un mil novecientos cinco pesos ($44.061.905) moneda corriente. 2. Así mismo tiene un monto inembargable de $27.000.000.
3. Exoneración del 4 por mil en una sola cuenta, hasta por un monto de retiros superiores a $9.000.000 al mes.
4. Reestructurar nuestros controles internos, para adaptar nuestro manejo diario de cada establecimiento a estos cambios por la obligatoriedad de la bancarización.
I
VAN ANTONIO JIMENEZ YEPES
CONTADOR PUBLICO TITULADO
CELULAR 301 3343014
NOTA IMPORTANTE: Este documento es una simple recopilación de información que no exime al usuario de consultar la norma. Antes de tomar decisiones consulte el Estatuto Tributario. Fuente primaria contador Javier E García Restrepo.
