Solicitar el RUT, es una obligación,
¿Qué se puede hacer cuando un proveedor, especialmente persona
natural, no entrega una copia del Rut?
Recordemos que al tenor del artículo 177-2 del
estatuto tributario, cuando se adquieren bienes y servicios gravados con Iva, es necesario
exigir al proveedor una copia del RUT, de lo contrario no serán deducibles como
costo o gastos dichos pagos.
En efecto dice el citado artículo:
No aceptación de costos y gastos. No
son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de
operaciones gravadas con el IVA:
a) Los que se realicen a personas no inscritas en
el Régimen Común del
Impuesto sobre las Ventas por contratos de valor individual y superior a 3.300
UVT en el respectivo período gravable;
b) Los realizados a personas no inscritas en el
Régimen Común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al
momento en que los contratos superen un valor acumulado de 3.300 UVT en el
respectivo período gravable;
c) Los realizados a personas naturales no
inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el
cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en
el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas
realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen
simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el
documento equivalente a la factura a que hace
referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.
Sin perjuicio de lo previsto en los literales a)
y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de
inscripción del responsable del Régimen Simplificado en el RUT, operará a
partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo
555-2.
Esto hace que sea obligatorio exigir una copia
del Rut a todo proveedor que suministre bienes y servicios gravados con el
impuesto a las ventas, exceptuando agricultores, ganaderos y arrendadores
pertenecientes al
régimen simplificado, siempre y cuando se elabore el respectivo documento
equivalente.
Pero hay casos en que no es posible conseguir que
el proveedor suministre una copia del Rut, porque sencillamente no lo tiene.
Esto es muy común en zonas alejadas de las grandes ciudades, en las zonas
rurales, donde las personas no tienen Rut y simplemente no desean sacarlo, y
frente eso no hay nada que se pueda hacer.
Por ejemplo, para la Dian no es justificación
decirle que el señor que en la vereda le ayudó a descargar las volquetas, no
tenía Rut y que no había nadie más con Rut para contratar, así que si
fiscalmente no se quiere perder dicho pago, hay que buscar una alternativa que
permita obviar la imposibilidad de conseguir una copia del Rut.
Una solución sería subcontratar con un tercero
que no esté obligado a declarar renta, de suerte que no le afectará el
hecho de que no pueda conseguir proveedores con Rut.
De esta forma, se contrata con un tercero que sí
tenga Rut [y
que no declare renta], para que este vía intermediación consiga los
suministros requeridos con las personas que por alguna razón no tienen Rut. De
esta forma el proveedor de la empresa será el tercero el cual si cumple con
todos los requisitos.
Cuando hay abundancia de proveedores, la solución
más salomónica es prescindir de todos aquellos que no tengan Rut, pero cuando
no hay con quien más contratar, lo que sucede en poblados pequeños y alejados,
hay que buscar alternativas de solución.
Cuando se realizan copras a personas naturales,
es de gran importancia solicitarles una copia del Rut, pues
esté será de gran utilidad tanto para soportar costos y deducciones, como para
reportar información exógena de forma correcta.
En primer lugar, por exigencia del artículo
177-2, se debe exigir y conservar la copia del Rut de las personas naturales
pertenecientes al régimen
simplificado, a las que se le hayan realizado compras de bienes o servicios
gravados con el impuesto a las ventas.
De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y
gastos no serán aceptados fiscalmente.
También contempla el citado artículo, que las
compras que se realicen a una persona que debiendo estar en el régimen común, no lo
está, tampoco serán deducibles.
Dice el artículo 177-2 arriba citado.
Se observa que la obligación de exigir el Rut, no
se aplica cuando las compras se realizan a los agricultores, ganaderos y
arrendadores que pertenezcan al régimen simplificado.
Este artículo es aplicable únicamente tratándose
de operaciones gravadas con el impuesto a las ventas, de suerte que si lo que
se adquiere es un bien o un servicio que no está gravado con el impuesto a las
ventas, no existe la obligación de exigir el Rut.
En todo caso, independientemente de si se obliga
o no a exigir el Rut, éste debe ser solicitado a toda persona natural a la
que se le hagan adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar
información en medios magnéticos, se debe reportar información que sólo se
puede conseguir de manera confiable en el Rut.
Hoy en día, por efecto de la obligación de
reportar información exógena, el contribuyente tiene que tener plenamente
identificados a sus proveedores, y la mejor forma de hacerlo, es mediante el
Rut, por tanto, este debe ser exigido independientemente de si existe la
obligación o no de hacerlo.
El no exigir el Rut a sus proveedores puede por
un lado la no aceptación del costo o gasto, y por el otro, la posibilidad de no
reportar o reportad de forma equivocada la información e medios magnéticos,
situación que es sancionable también.
Fuente:
www.gerencie.com
