Para tener en cuenta en la elaboración del manual de políticas

Para  tener en cuenta en la elaboración del manual de políticas NIIF

“No copie modelos de políticas contables de otras entidades”

1. No copie modelos de políticas contables de otras entidades

Usted se puede ver tentado a buscar modelos de políticas de otras empresas para ‘adecuarlas’ a su caso particular, pero este camino suele ser más largo y engorroso que hacer las suyas propias. Es como pretender diseñar un edificio nuevo con base en la observación de edificios viejos. Siempre estará sesgado por lo que observe.

La recomendación es iniciar de cero, con una hoja en blanco, sin límites, sin esquemas. Esto hará que sus políticas tengan una identidad propia, basada en las necesidades de la empresa.

2. Antes de iniciar la redacción de las políticas contables, procure entender cómo opera el negocio en cuatro fases básicas:

a. Cómo compra

b. Cómo vende

c. Cómo paga

d. Cómo recauda

Es imprescindible conocer el negocio para poder establecer políticas contables para la preparación y presentación de estados financieros. Si no se conoce el negocio, las políticas resultarán en tratamientos muy complejos para partidas irrelevantes, y tratamientos muy escuetos para partidas materiales.

En esta evaluación se podrán establecer los principios para el reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos, base fundamental para unos estados financieros razonables.

De igual forma, este es el punto en el cual se separa lo formal de lo financiero. Lo formal generará una información para efectos fiscales, mientras que lo financiero generará el lenguaje con el cual la entidad da a conocer sus secretos a los usuarios de su información.

3. Domine las NIIF que le son aplicables

No se enfrasque en largas profundizaciones en normas o secciones que no son aplicables en su entidad. Haga una lectura y comprensión básica de todas las normas, pero profundice y domine enteramente solo las NIIF o las secciones que le sean aplicables. En otras palabras, focalícese.

4. Para cada tipo de transacción de la entidad, evalúe lo siguiente:

a. Activos, pasivos, ingresos y gastos involucrados en la transacción.

b. Materialidad (o importancia relativa) de la transacción individual, o en conjunto con otras similares.

c. Qué pretende la administración y qué esperan los usuarios de la administración financiera respecto de la transacción.

d. Qué alternativas de reconocimiento, medición, presentación, revelación y baja en cuentas requieren, permiten o prohíben las NIIF.

e. Cuál es la alternativa que mejor representa la realidad financiera de la transacción, a un costo no desproporcionado.

Una vez analice esta información, tendrá elementos de juicio suficientes para decidir cuál es la política más adecuada para el tratamiento de cada transacción, a la vez que recaudará información importantísima para dar soporte a las decisiones tomadas respecto de esas políticas.

6. Escriba las políticas adoptadas en un lenguaje sencillo y propio del negocio

Evite que las políticas contables tengan tal nivel de complejidad como para participar en una feria del libro. Más bien ocúpese de que sus políticas sean entendibles para los usuarios de la información financiera, así como para los funcionarios de la entidad, incluidos aquellos no versados en temas contables.

7. Evalúe sus políticas contables por lo menos al cierre de cada ejercicio

Esto es necesario porque los negocios no son estáticos, siempre están en constante evolución y cambio. Recuerde que las políticas contables se basan en la observación de elementos presentes en el negocio, se encargan de convertir hechos económicos en información relevante y útil para el proceso de toma de decisiones.

Por esta razón, la manera como se evalúa una transacción puede cambiar de un período a otro, si cambian los elementos relacionados con ella.

Por último, recuerde que las NIIF establecen definiciones, conceptos y criterios, pero es el juicio profesional, adecuadamente utilizado, el que puede dar lugar a políticas contables apropiadas.

Fuente primaria Juan David Maya, Consultor NIIF.